Overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 23 september 2020 diende elke informatieplichtige entiteit uiterlijk op 30 april 2021 bijkomende bewijsstukken toe te voegen aan het UBO-register.
Deze stukken dienen het adequaat, nauwkeurig en actueel karakter van de informatie van de uiteindelijke begunstigde in het UBO-register aan te tonen.
De informatieplichtige entiteiten beslissen zelf welke documenten zij wensen toe te voegen. Het gaat hier onder meer om een uittreksel uit het aandelenregister, de statuten van de vennootschap, een aandeelhoudersovereenkomst, een notariële akte ...
Deze bewijsstukken zijn enkel toegankelijk voor de bevoegde autoriteiten, niet voor het grote publiek.
De uiterste datum voor het uploaden van deze bijkomende bewijsstukken werd verlengd tot 31 augustus 2021.
Op de informatieplichtige entiteiten rust bovendien de verplichting om de juistheid van de in het UBO-register geregistreerde informatie jaarlijks te bevestigen. Op die manier wordt de accuraatheid en correctheid van het UBO-register gegarandeerd.
De termijn om de geregistreerde informatie jaarlijks te bevestigingen begint te lopen vanaf de laatste wijziging in het UBO-register. Voor registraties die werden uitgevoerd voor 30 april 2020 werd een automatische bevestiging ingevoerd op 30 april 2020. Informatieplichtige entiteiten die dus voor 30 april 2020 hun registratie in het UBO-register hadden uitgevoerd, dienden aanvankelijk voor de eerste keer de informatie in het UBO-register te bevestigen voor 30 april 2021. Ook deze termijn werd verlengd tot 31 augustus 2021.
Tot slot dient ook elke wijziging van de geregistreerde informatie binnen de maand na de wijziging geregistreerd te worden in het UBO-register.