‹ terug naar blog

De elektronische handtekening bij overeenkomsten ten gevolge van social distancing.

Op heden werken veel ondernemers van thuis uit. Thuiswerk betekent niet dat de ondertekening van overeenkomsten of andere documenten uitgesteld moet worden.

De elektronische handtekening wordt op Europees niveau gereglementeerd door de eIDAS-verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014. Deze verordening werd uitgevoerd door de Belgische wet van 21 juli 2016.

Het is mogelijk om van elektronische handtekeningen gebruik te maken, die de authenticiteit van de overeenkomst en de identiteit van de contractspartijen met een grote of minder grote zekerheid vastleggen. Er zijn grote verschillen tussen de varianten van elektronische handtekeningen, vooral inzake complexiteit en kosten.

Soorten

Er bestaan drie verschillende soorten elektronische handtekeningen.

a) Gewone elektronische handtekening

De gewone elektronische handtekening wordt gezien als een technisch eenvoudige vorm van ondertekening. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een e-mailhandtekening . Dit is uiteraard de minst veilige optie.

b) Geavanceerde elektronische handtekening

De geavanceerde elektronische handtekening is veiliger en moet:

• op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden zijn;
• het mogelijk maken de ondertekenaar te identificeren;
• tot stand gekomen zijn met gegevens voor het aanmaken van elektronische handtekeningen die de ondertekenaar met een hoog vertrouwensniveau onder zijn uitsluitende controle kan gebruiken;
• op zodanige wijze aan de daarmee ondertekende gegevens verbonden zijn, dat elke wijziging achteraf van de gegevens kan worden opgespoord.

Er bestaan reeds verschillende tools die dit uitwerken, zoals DocuSign. Fraude is altijd mogelijk, maar uiteraard veel moeilijker dan bij de gewone elektronische handtekening.

c) Gekwalificeerde elektronische handtekening

De gekwalificeerde elektronische handtekening is een geavanceerde elektronische handtekening, maar dan aangemaakt met een gekwalificeerd middel en gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat voor elektronische handtekeningen. Bijvoorbeeld via Uw eID-kaart.

In de praktijk zal deze derde soort weinig voorkomen. Beide partijen dienen hiervoor over een gecompliceerde en dure technische infrastructuur te beschikken.

Afdrukken elektronische handtekening

Een elektronische handtekening verliest zijn waarde wanneer deze wordt afgedrukt.

Alleen een gekwalificeerde elektronische handtekening is geldig na het afdrukken van het document, aangezien de integriteit gewaarborgd is. Een overeenkomst die per mail wordt gesloten, met een gescande handtekening in het Word-document, garandeert niet dat de inhoud identiek is aan de inhoud op het ogenblik dat de overeenkomst werd gesloten.

Niet elke overeenkomst

Elke notariële akte (bijv. notariële koopovereenkomst, hypotheek, etc.) dient nog steeds op de traditionele manier te worden geregistreerd. Het is de taak van de notaris om ervoor te zorgen dat alle wettelijke verplichtingen en administratieve formaliteiten correct worden afgehandeld. Dit is een taak die niet zomaar gedigitaliseerd kan worden.

Het ondertekenen van een arbeidsovereenkomst kan enkel via een handgeschreven handtekening of via een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Bestaande overeenkomsten

Controleer altijd of een bestaande overeenkomst een bepaling bevat die het mogelijk maakt om wijzigingen aan te brengen zonder een handgeschreven handtekening.

Belang overeenkomst

Voor belangrijke commerciële documenten wordt een gekwalificeerde elektronische handtekening aanbevolen. Alleen deze handtekening wordt beschouwd als gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening. Bij de andere twee soorten dient de betrouwbaarheid van de handtekening bewezen te worden bij de betwisting van diens geldigheid.

Alternatieven

Er zijn een aantal andere methoden beschikbaar om tijdens de Covid-19-pandemie door te gaan met ondertekenen. Elektronisch handtekeningen is één van die methoden. Het is ook mogelijk om:

• te werken met volmachten;
• per mail overeen te komen wanneer er geen specifieke vormvereiste geldt;
• gescande en gefotografeerde handtekeningen van een met 'natte inkt' ondertekende pagina uit te wisselen;
• fysieke kopieën kunnen ook worden verspreid onder de ondertekenaars door koeriers of postdiensten.

Dit is uiteraard niet zo efficiënt als een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Het belangrijkste is om na te gaan of de personen die het document ondertekenen, hetzij elektronisch, hetzij op een andere manier, de relevante ondertekenaar zijn en de volledige wettelijke bevoegdheid hebben om dit te doen.

Ter afsluiting

U kunt uiteraard voor een gewone elektronische handtekening opteren. Wees er echter van bewust dat de afdwingbaarheid van een dergelijke overeenkomst in twijfel kan worden getrokken. In dat geval zal U moeten aantonen de andere partij de overeenkomst daadwerkelijk heeft ondertekend. In de praktijk lijkt dit echter zelden een opstakel te zijn, de interpretatie van een overeenkomst wordt vaker betwist dan het bestaan of de inhoud ervan.

Ieder bedrijf dat overweegt om met elektronische handtekeningen te werken dient na te gaan welke bewijskracht en veiligheidseisen gewenst zijn voor het zetten van de elektronische handtekeningen. Hoe groter het (financieel) belang een transactie, hoe meer redenen om strengere eisen te stellen aan de elektronische handtekening. Ook het vertrouwen tussen de partijen speelt hier een grote rol.

Michiel KIEKENS